共享终端使用规则表：轮班场景的登录、留痕与交接

晚上十一点五十，上一班的人刚离开工位，下一班的人已经坐下。屏幕还亮着，业务系统没有退出，聊天窗口停在白天的对话。问起下午那笔异常操作，值班记录上只有“正常”两个字，登录日志里只有一个岗位账号。设备是共享的，责任却没有落地。

共享终端使用规则表要解决的就是这个问题。有些企业把它叫共享电脑使用登记表，有些叫轮班交接班记录表，名字不同，要回答的问题相同：谁在用这台终端，用什么身份登录，做过什么，交给谁。共享终端使用规定如果只写“严禁共用账号”“做好交接”，没有可填写的字段，执行时还是会回到口头确认。

下面给出一套可以直接改写的表结构，再拆开登录、留痕、交接三个环节，补上例外处理和检查方法。你可以按班组规模删减字段，但不要删掉“人”这一列。

一、共享终端使用规则表先定四件事

很多制度写了不少禁止性条款，却没有告诉员工表格怎么填。到了交接班，班组长问一句“有没有问题”，员工回一句“没有”，记录就结束了。要让规则表能执行，先把四件事固定下来。

模块	必填字段	填写规则	证据与检查
终端	终端编号、位置、用途、责任人	一机一编号，位置写到工位或房间，用途写清是生产、值班还是查询	设备台账、资产标签
班次	班次名称、计划起止时间、实际起止时间	与实际排班一致，跨班要写日期	排班表、考勤记录
人员	当班人、工号、所属班组、代班人或授权人	写到自然人，不写“甲班”“公共账号”	排班表、授权单
登录	账号类型、账号归属、登录时间、退出或锁屏时间、认证方式	个人账号优先；岗位账号必须附使用人	系统登录日志、终端日志
操作	关键操作类型、对象、结果、异常	只记与业务和安全相关的动作，不记无关内容	业务系统日志、工单
交接	交班人、接班人、交接时间、交接项、未完成事项、双方确认	当面逐项核对，双方签字或电子确认	交接班记录、签字或电子回执
例外	例外类型、原因、批准人、起止时间、补救措施	先审批后使用；无法先审批的，事后24小时内补批	审批单、异常报告

这张表是骨架，不必原样照搬。终端少、业务简单的班组，可以砍掉操作对象里的细项，只保留登录、异常和交接；涉及生产控制、客户数据、资金操作的终端，建议增加“操作前后状态”“复核人”“审批单号”三列。判断标准很直接：出了问题，这张表能不能在不问人的情况下，还原出谁在什么时间做了什么。

二、登录规则：设备可以共用，身份不能共用

共享终端最常见的做法是设一个公用账号，密码写在纸条上，谁上班谁用。这样做省事，但日志只能记到账号，记不到人。等保2.0在安全计算环境的访问控制要求中提出，应及时删除或停用多余的、过期的账户，避免共享账户的存在；身份鉴别要求身份标识能对应到具体的人，并配置登录失败处理、会话超时退出等措施。设备可以共享，登录身份不能共享。

2.1 一人一账号是首选，但要看系统条件

如果业务系统支持多账号，给每个班组成员开个人账号，按岗位分配最小权限。登录日志里出现的是具体的人，交接时也能对上排班。规则表要写清账号归属、登录时间、退出或锁屏时间、是否出现登录失败。

几个动作要固定下来。上班先确认上一班已经退出；离开座位超过几分钟就锁屏；交班前退出业务系统和通讯工具；密码不写在终端上，也不通过聊天工具转发；连续登录失败达到设定次数后锁定，由管理员按身份核验流程解锁；离职、调岗当天停用账号。

2.2 系统只支持一个账号时，怎么补控制

有些老系统只允许一个岗位账号，改造成本又高。这种情况下，不要把共用账号当成默认做法，而是把它当成有条件的例外，至少补上四道控制：

• 使用人登记：每次登录时写清自然人和工号，不能只写班组。
• 操作前确认：关键操作由第二个人复核，或者由班组长在工单上确认。
• 时间边界：岗位账号只在规定的班次和工位使用，非班次时间禁用。
• 定期审查：每周把登录日志和排班表对一次，发现非当班人员登录就追查。

这些控制不能把岗位账号变成个人账号，但能把“出了事找不到人”的概率降下来。只要业务系统允许改造，还是应该回到一人一账号。

登录方式	适用条件	主要风险	必须补的控制
个人账号	系统支持多账号	密码保管不当、离职未停用	强密码、锁屏、失败锁定、离职停用
岗位账号加实名登记	老系统只支持一个账号	日志只能到岗位，不能到人	使用人登记、关键操作复核、班次限制、每周核对
临时账号	外包、访客、短期顶班	权限过大、到期未回收	最小权限、有效期、审批、陪同或监护

2.3 登录环节要写进表里的动作

登录不只是一个时间点，而是一组动作。规则表至少要能看出谁发起登录、用什么账号、在哪个终端、登录是否成功、什么时候退出。出现异常登录时，还要能追到处理人。

如果终端上还要登录即时通讯工具，登录策略应该和业务系统保持一致：用个人账号，不用公用账号；在固定办公网内使用时，可以配合 IP 登录限制收窄入口；有 LDAP 或 AD 的企业，可以把账号生命周期统一起来，员工离职后及时停用。工具层面的限制不能替代终端操作系统的登录审计，两者各管一段。

三、留痕规则：让记录落到具体的人

留痕不是把屏幕录下来，也不是把聊天记录全部保存。它要回答一个更具体的问题：某天某个时间，谁对哪个对象做了什么，结果是什么。记录不到人，留痕就只剩下一堆时间戳。

3.1 一条合格的留痕包含什么

一条可用的记录至少有五个要素：时间、主体、动作、对象、结果。比如“2月3日14:20，张伟（工号A102）在WO-1023工单中把复检结果改为不合格，原因是尺寸超差”，比“下午处理了工单”有用得多。主体要写到自然人，不能停在“甲班”“操作员01”这种层级。

等保2.0的安全审计要求也强调，审计记录应包括事件的日期和时间、事件类型、主体标识、客体标识和结果，并要求对审计记录进行保护、定期备份，避免被删除、修改或覆盖。对共享终端来说，主体标识如果对不上人，这条记录在追溯时就没有意义。

3.2 三层记录怎么分工

共享终端的留痕通常来自三个地方，各自负责不同的问题。

• 终端层：操作系统登录日志、锁屏和解锁、外设接入、开关机。它能回答谁在这台机器上登录过。
• 业务层：ERP、MES、OA、工单系统的操作日志。它能回答谁对业务数据做了什么。
• 人工层：交接班记录、异常报告、审批单。它能回答当时为什么这么做，后续怎么处理。

三层记录要对得上。终端日志显示张三14:00登录，业务日志显示14:05修改了工单，交接记录写着14:10发现尺寸异常并上报，这三条时间线能接上，追溯才成立。只有终端日志，知道谁登录了却不知道做了什么；只有交接记录，没有系统日志，记录的真实性又难以验证。

留痕对象	记录内容	主要来源	检查方式
终端登录	账号、终端编号、登录和退出时间、成功或失败	操作系统日志、终端管理工具	每周与排班表核对
业务操作	操作人、时间、对象、动作、结果	业务系统日志、工单	关键操作抽查
数据外发	导出、打印、删除、外发对象	系统日志、审批单	敏感操作逐笔核对
异常事件	现象、影响、处理过程、恢复时间	交接班记录、异常报告	24小时内确认闭环
交接确认	交班人、接班人、交接项、确认时间	交接班表、电子表单	每班抽查

3.3 保存多久、怎么保护

《中华人民共和国网络安全法》第二十一条要求，网络运营者采取监测、记录网络运行状态和网络安全事件的技术措施，并按照规定留存相关的网络日志不少于六个月。共享终端如果接入企业网络，相关登录日志和网络日志通常也要按这个底线管理。具体到某个系统，还要看行业监管和系统定级要求，不能只按六个月一刀切。

保存时间之外，还要解决三个问题。日志不能被普通用户删除；日志要定期备份，备份和原件分开存放；查询日志要有审批或记录，避免审计记录本身被滥用。纸质交接表同样要防潮、防丢，作废的记录按制度归档。

留痕范围要限定在工作相关行为。员工的个人聊天、个人文件、与工作无关的网页访问，不应被无差别记录。制度发布前把记录范围、用途、保存期限和查询权限说清楚，让员工知道什么会被记录、为什么记录。执行起来阻力会小很多。

四、交接规则：交接状态、风险和待办

交接班最容易形式化。两个人站在终端前，交班人说“都正常”，接班人签个字，三十秒结束。等到下一班发现设备报警、工单超时、钥匙不见了，再回头找，已经说不清是谁的责任。

4.1 交接班必须写清的六类内容

交接内容可以按“状态、风险、待办、责任”来组织，具体落到六类：

1. 终端与账号：终端编号、登录状态、未退出的账号、正在运行的任务。
2. 设备与外设：主机、显示器、扫码枪、打印机、电源、网络。
3. 业务与工单：生产进度、待处理工单、报警、异常、客户交接事项。
4. 安全与物品：钥匙、门禁卡、票据、印章、交接手机、敏感资料。
5. 未完成事项：当前进展、下一步、责任人、时限。
6. 上级通知：临时要求、禁止事项、检查安排。

这六类不是每班都全部发生，但表里要留位置。没有内容的写“无”，不要留空；留空和“无”在追溯时含义不同。

4.2 一张可执行的交接记录

交接项	交班人填写	接班人核对	确认
终端与账号	终端A-03，个人账号已退出，无未关闭会话	开机检查，确认没有他人账号登录	□
设备与外设	主机、扫码枪正常；打印机余纸1卷	试打一张，确认走纸正常	□
业务与工单	WO-1023待复检，计划8:30处理	打开工单，确认状态和责任人	□
安全与物品	钥匙2把、门禁卡1张、交接手机1部	清点数量，确认存放位置	□
未完成事项	3号柜锁具松动，已报修，单号R-88	查看报修记录，确认进度	□
上级通知	20:00后禁止导出数据	复述通知要点	□

这张表看起来比“正常”两个字麻烦，但它把接班人要核对的动作写出来了。交接不是交班人单方面填表，接班人也要逐项确认。双方都确认后，交班人才能离岗。

4.3 交接动作的顺序和确认

建议把交接拆成四步：

1. 交班前准备：提前10到15分钟整理终端、工单、物品和未完成事项，能关的程序关掉，能退的账号退出。
2. 当面说明：交班人按表逐项说明，重点讲异常和未完成事项，不只说“正常”。
3. 接班人核对：接班人看终端、看工单、点物品，不清楚的当场问，不能把疑问留到下一班。
4. 双方确认：签字或电子确认，记录实际交接时间。交班人未完成交接不得离岗；接班人未确认，交班人不能把责任交出去。

如果交接时发现上一班漏交，接班人要先把情况记下来，再决定是否接班，并向班组长报告。不要用“先接班再说”把问题盖过去。

“设备正常”不是合格的交接记录。“主机正常，3号打印机缺纸，已通知行政，预计明天上午补纸”才是。前者无法执行，后者接班人知道下一步做什么。

五、例外处理：代班、临时人员、设备故障、网络中断

规则表能不能用，往往不看正常班次，而看例外。代班、临时顶岗、设备故障、网络中断，这些情况最容易让人绕过账号和记录。

例外场景	允许做法	禁止做法	记录要求
代班或临时顶岗	由班组长授权，使用被授权人的个人账号或临时账号	直接使用离岗人的账号	授权人、使用时段、原因、交接人
外包或访客	开临时账号，最小权限，设有效期，必要时陪同	借用员工账号或管理员账号	审批单、有效期、访问范围、离场确认
设备故障	换一台终端登录，身份不变；故障终端挂牌并保留日志	用管理员账号代替业务账号	故障时间、终端编号、处理人、恢复时间
网络或系统中断	先用纸质应急记录，恢复后补录并标注“补录”	事后凭记忆重写、覆盖原记录	中断时段、影响范围、补录人、复核人
密码遗忘或账号锁定	按身份核验流程重置或解锁	借用他人账号先干活	申请时间、核验方式、处理人
离职或调岗	当天停用账号，交接终端，清理本地登录状态	账号留给下一班继续用	停用时间、交接清单、确认人

例外处理有一个共同点：允许临时变通，但必须有人批准、有时限、有记录、有回收。没有这四样，例外就会变成新的常态。应急情况下可以先操作后补记录，但要约定补录时限，比如24小时内完成，并由班组长复核。

六、检查规则有没有被执行

规则表写完不等于执行。检查不需要搞得很复杂，抓住三条线就够了：查人、查时、查事。

• 查人：登录日志里的账号，能不能对上当天排班的人。发现非当班人员登录、离职人员账号仍在用、多人共用一个账号，就要追查。
• 查时：登录时间和交接时间能不能接上。交班记录写18:00交接，终端日志显示17:40就退出，或者18:20还有上一班账号在操作，都要问清楚。
• 查事：异常和未完成事项有没有闭环。交接表上写了“已报修”，工单系统里有没有对应记录；写了“待复检”，下一班有没有跟进。

检查项	抽查方法	合格标准	不合格处理
账号与人员一致	抽3个班次，对比登录日志和排班表	登录人是当班人员，无共用账号	追查账号来源，必要时停用
交接记录完整	抽5份交接表，看必填项	六类内容有填写，异常有后续	退回补充，班组长复核
关键操作可追溯	抽3笔导出、修改或删除操作	能对应到人、时间、对象、结果	补建审批和日志
异常闭环	查交接表中的异常项	有处理人、时限、结果	升级处理，纳入复盘
日志可查	随机查询一个月前的记录	能查到，未被删除或覆盖	检查备份和权限

试运行阶段可以先抽查一个班组、一周记录，看看表是不是太重、字段是不是看不懂。字段太多，员工会漏填；字段太少，出了问题又查不清。比较稳妥的做法是先跑两周，删掉没人用的列，补上反复要问的信息，再定稿。

如果企业有多个班次、多个终端，建议每月做一次复盘：共用账号还有多少、交接缺项集中在哪些班次、异常平均多久闭环、追溯一次要花多长时间。这些数字不需要对外汇报，但能让制度知道下一步改哪里。

七、工具怎么配合：终端、身份和沟通各管一段

共享终端的管理，不能指望一个工具全包。比较清楚的分工是：终端层管登录和锁屏，身份层管账号和权限，业务层管操作日志，沟通层管交接通知和异常上报。

终端层通常由操作系统和终端管理工具负责，包括个人账号、登录审计、屏幕锁定、外设控制。身份层可以用 AD/LDAP 或统一身份系统，把入职、调岗、离职和账号状态连起来。业务层的日志由 ERP、MES、OA 等系统自己产生，规则表要做的是把这些日志的查询入口和责任人写清楚。

沟通层的选择要看企业网络环境。以喧喧IM为例，它支持 私有化部署，数据留在企业自己的服务器。

身份入口上，喧喧IM支持 LDAP/AD 集成，员工可以用统一的企业账号登录，离职后账号状态能同步；后台可以设置 IP 登录限制，只允许固定办公网或 VPN 网段的设备登录；界面水印可以显示登录人信息，增加截屏追溯的依据。

它适合对数据安全、私有化部署、 信创适配有要求的企业，尤其是已有 AD/LDAP、终端集中在固定办公网的环境。这些能力的具体可用范围与版本有关，落地前用官方文档或试用环境核对，不要默认所有版本都具备。

这些能力解决的是沟通入口和身份边界的问题，不替代终端操作系统的登录审计，也不替代业务系统的操作日志。共享终端上的账号切换、锁屏、交接记录，仍然要按前面的规则表执行。工具能把记录留下来，制度才能把记录用起来。

八、常见问题

共享终端一定要一人一账号吗？业务系统不支持怎么办？

首选一人一账号。系统不支持时，用岗位账号加实名登记、关键操作复核、班次限制和每周核对，把风险控制住；同时把系统改造列入计划。岗位账号是过渡方案，不是长期方案。

交接班记录要保存多久？

网络日志按《网络安全法》第二十一条不少于六个月；交接班记录建议按年度归档，涉及安全生产、重大纠纷或客户资金的记录按行业要求延长。具体期限写进制度，不要只口头说。

共用电脑上的聊天记录要不要每次删除？

工作相关的交接信息应该回填到交接表，聊天窗口可以作为提醒，但不能代替交接记录。个人聊天记录不应留在共享终端上；退出即时通讯工具时，确认没有未退出的会话。不要为了“干净”而删除工作记录，删除范围按企业留存制度执行。

夜班没有 IT 人员，账号被锁怎么办？

提前设好应急流程：谁有权发起解锁、用什么方式核验身份、多长时间内响应。可以由班组长电话联系值班 IT，记录申请时间、核验方式和处理人。不要用他人账号顶替。

终端登录日志和交接记录对不上，先查什么？

先查时间，再查人，最后查动作。看登录和退出时间是否跨班，账号是否属于当班人员，交接表里的异常是否有业务日志对应。三步走完，通常能定位是记录漏填、账号共用，还是操作未交接。

九、参考资料

• GB/T 22239-2019《信息安全技术 网络安全等级保护基本要求》
• 《中华人民共和国网络安全法》第二十一条
• 喧喧IM官网：私有化部署、通讯安全相关页面（正文已链接）