律所即时通讯怎么做客户保密？

客户把案卷交到律所，真正需要防的往往不是电影里的黑客攻击，而是日常沟通里的几个小动作。律师在个人聊天工具里给助理发了一张证据照片，助理转到项目群，群里还有实习生；或者一部手机丢失，聊天记录和文件还留在本地。信息一旦离开律所可控的账号和服务器，后面再谈保密就很被动。

律所即时通讯要做客户保密，核心不是选一个宣称加密的聊天软件，而是把沟通放回律所可控的边界里。 先定哪些信息能进即时通讯，再管住账号、群、文件、终端和人员离场。 工具承担其中一部分，制度承担另一部分。

律师的保密义务，不只是不说出去

律师的保密义务覆盖哪些信息

《中华人民共和国律师法》第三十八条规定，律师应当保守在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密，不得泄露当事人的隐私；对委托人和其他人不愿泄露的情况和信息，也应当保密。法律同时留了例外，涉及准备或正在实施的危害国家安全、公共安全以及严重危害他人人身、财产安全的犯罪事实和信息，不在保密范围内。

这条义务落在律师个人身上，但律所不能只靠每个人自觉。《律师执业行为规范》第八条写了同样的保密要求，第四条还明确，律师事务所其他从业人员参照执行。也就是说，助理、行政、实习生、外部合作人员接触客户信息时，同样要有约束。

从组织管理看，《律师法》第二十三条要求律所建立健全执业管理、档案管理等制度。客户信息保密还需要遵守《个人信息保护法》《数据安全法》的一般要求，包括访问控制、加密、权限管理和泄露处置。这里不展开法律意见，只讨论一个现实问题：律所怎样把这些要求落到每天使用的即时通讯里。

客户信息通常从哪些环节漏出

贵州省大数据发展管理局2023年2月发布过一篇保密提示，总结即时通讯类社交媒体的泄密特征：传播迅速、过程不可控、隐患长期存在，而且使用者容易因为聊天看起来私密而产生安全感错觉。这四个特征放在律所场景里同样成立。

具体看，常见的泄漏口有六个。

• 个人账号公私混用。生活聊天和案件讨论在同一个列表里，错发、误转发很难完全避免。
• 群成员范围失控。案件群拉人随意，离案人员不退群，实习生、外部顾问也能看到全部材料。
• 文件和截图被二次转发。原图、原文件一旦下载，后续流向很难控制。
• 设备丢失或人员离职。手机、电脑上的本地缓存和登录状态没有及时清理。
• 自动备份和云端同步。聊天记录被同步到个人云盘或换机备份里，超出了律所的管理范围。
• 用外部工具处理敏感材料。把客户文件上传到未经评估的在线工具，复制、缓存和留存都不受律所控制。

这些环节说明一件事： 只加密聊天内容，不足以解决客户保密问题。账号是谁的、群里有哪些人、文件能不能带走、人员离开后账号怎么处理，都会决定最终效果。

先把沟通边界划出来

哪些信息可以进即时通讯

律所可以先做一张信息分级表，至少区分四类。

1. 公开信息。已经公开的判决、法规、宣传材料，可以在普通工作沟通里流转。
2. 内部信息。排班、行政通知、一般业务交流，按内部规则管理。
3. 客户保密信息。客户身份、委托事项、合同、证据、交易文件、谈判策略、报价、利益冲突信息等，只能进入律所可控的沟通和存储环境。
4. 高敏感信息。刑事案件卷宗、并购或上市项目材料、涉及敏感个人信息的内容，尽量不通过即时通讯传完整材料，改用律所指定的案件管理系统或加密邮件，并限定接收人。

即时通讯更适合做通知、进度同步和轻量讨论。完整卷宗、大批量证据、身份证件照片这类材料，不适合随手丢进聊天窗口。确实需要发送时，先做最小必要判断，能脱敏就脱敏，能发摘要就不发全文。

群和文件怎么管

群是律所即时通讯里最容易失控的地方。建议把群规则写进制度，而不是靠群主临时判断。

• 一案一群或一项目一群，群名使用案件编号或客户代号，不在群名里写客户全称和案由。
• 群主由承办律师或项目负责人担任，拉人入群要经过群主确认，外部人员不进内部案件群。
• 人员离案、离职或项目结束后，群主当天移除相关人员；长期不用的群归档或解散。
• 文件按“客户代号_文件类型_版本_日期”命名，避免在聊天里反复传多个版本。
• 禁止把案件文件转发到个人账号、个人网盘或未经评估的在线工具。
• 截屏、拍照前先确认画面里有没有客户信息；需要对外发送截图时，先做遮挡和脱敏。

客户知情也要提前处理。律所可以在委托协议或隐私告知中说明，案件沟通会通过律所内部通讯系统进行，具体由合规负责人结合业务确认。客户要求使用指定工具时，不要直接把内部材料搬过去，先评估该工具的部署位置、账号归属、数据留存和访问权限，再决定是否另开一条受控渠道。

工具要过五道硬门槛

部署位置：数据留在谁的服务器上

律所即时通讯的第一道门槛是部署位置。公有云 SaaS 的服务器由服务商管理，律所仍是个人信息处理者，但物理存储和部分运维不在自己手里。私有化部署把系统装在律所自有服务器或专有环境里，数据留在律所可控的边界内，必要时可以在纯内网运行。

私有化不是万能。服务器谁维护、备份放在哪里、补丁谁打、管理员权限怎么分，仍然要写清楚。它解决的是数据位置和自主可控，不自动解决账号共用、群管理混乱和人员离场。 部署方式只是底座，保密效果还要看后面的权限和流程。

如果律所对数据位置、内网隔离或信创适配有明确要求，可以了解 喧喧IM的私有化部署方案。喧喧IM由禅道软件（青岛）集团有限公司研发，支持把系统部署在律所自有服务器，也可以在纯内网环境运行。是否适合，要看律所自己的服务器条件、运维能力和版本需求。

账号与权限：一人一号，按事授权

客户保密最怕共用账号。共用账号意味着聊天记录无法对应到具体的人，离职后也没法判断谁还能登录。律所应做到一人一号、实名使用，账号与组织架构对应，不用个人账号替代工作账号。

权限要按最小必要分配。合伙人、承办律师、助理、行政看到的内容不同；案件群按案件授权，不按部门一刀切。管理员权限也要分开，系统管理员不等于可以随意查看所有案件内容的人。

喧喧IM提供组织隔离、IP登录限制和LDAP认证等能力。组织隔离可以把不同组织的通讯录、会话和会议分开；IP登录限制只允许预设IP段登录；LDAP认证可以复用律所已有的统一账号。需要说明的是，这些高级安全能力在专业版中提供，选型时要确认版本范围，不能默认开源版全部具备。

加密与存储：传输、文件、数据库分别看

谈即时通讯加密，最好把三个位置分开问。

1. 传输过程是否加密。消息和文件在网络传输时，不能被中途截取。
2. 服务端文件是否加密存储。文件落在服务器上，不能以明文裸放。
3. 数据库里的消息是否加密存储。数据库被导出或管理员误操作时，消息内容不应直接可读。

喧喧IM的做法是，传输与服务端文件采用AES 256位加密，消息在数据库中加密存储。这里只按传输、文件、数据库三个位置分别说明，不把不同层的能力混成一句。律所还要管好密钥、备份和管理员权限，否则加密只能挡住外部，挡不住内部越权。

如果律所要在方案里写清楚安全能力，可以参考 喧喧IM通讯安全页面上的功能说明，再结合自己的部署环境做验证。

追溯与留痕：水印、记录和访问审批

能追溯至少包含三件事：知道谁在什么时候进了哪个群，知道文件是谁发的，知道截图可能来自哪个账号。

界面水印是一个直接手段。喧喧IM的界面水印可以带名称、手机号、时间等参数，也可以自定义文本，截图后更容易定位来源。界面水印主要作用于屏幕画面，文件被下载、转发或拍照后，仍要靠权限和流程约束。律所应明确哪些材料允许截屏、哪些必须当面查看，并把违规处理写进制度。

消息记录管理和检索也很重要。案件结束后，律所可能需要回看某次沟通的时间、参与人和文件版本。喧喧IM支持按关键词、时间范围和消息类型检索，多端同步保留记录。律所应规定谁有权查询、什么情况下查询、查询结果如何留存，避免可追溯变成谁都能翻。

终端与离场：设备、账号、群主交接

终端是容易被忽略的一环。律所可以按岗位决定是否配发设备，个人设备接入时要求锁屏密码、系统更新和加密备份；手机丢失后，第一时间停用账号、处理本地数据，并记录事件。

人员离场要有清单，而不是只办离职手续。

• 当天停用即时通讯账号，撤销所有案件群权限。
• 回收律所配发的电脑、手机和存储设备。
• 由群主移交群管理权限，删除离场人员的文件访问权限。
• 涉及客户交接的，按委托协议和律所制度通知客户。
• 保留必要的操作记录，便于后续核查。

账号、群、文件、终端、离场，五个环节都要有规则。少一个，其他环节的保密效果都会被打折。

一套可执行的落地顺序

制度不必一开始写得很厚，但要能执行。下面六步适合大多数律所，规模小的团队可以合并步骤，规模大的律所可以分部门和分阶段推进。

第一步，立规则

由合伙人或合规负责人牵头，产出一页纸的即时通讯使用制度，至少写清楚信息分级、案件群管理、文件外发、截屏拍照、设备使用和违规处理。配套一张信息分级表和一份群管理规则。成功信号是全员签收，新人入职时能拿到同一版本。

第二步，清账号

由IT或行政清点现有账号，做到实名、一人一号，停用共用账号和离职人员账号。把组织架构同步到即时通讯系统，明确管理员和审计权限的边界。成功信号是手里有一份最新的账号清单，能对应到团队和状态。这里说的是管理清单，不是聊天记录导出。

第三步，建空间

按部门、团队和案件建立群组，先做模板再推广。群名用案件编号或客户代号，群主为承办律师，入群要审批，外部人员不进内部案件群。成功信号是抽查十个案件群，群名、群主、成员和群公告都符合规则。

第四步，配安全

根据律所条件完成私有化部署、传输与存储加密、IP登录限制、LDAP认证、界面水印和备份配置。把高级安全能力的版本范围确认清楚，避免上线后才发现功能不在当前版本里。成功信号是完成一次登录、传输、存储、备份和恢复的联合测试。

第五步，做培训

培训不要只讲注意保密，要讲具体动作：哪些文件不能发、群怎么拉人、截图前检查什么、手机丢了找谁、离职前做什么。新人入职必须培训，全体人员每季度复训一次。成功信号是能完成一次误发和设备丢失的桌面演练，参与人员知道自己的动作。

第六步，设应急

准备一张应急处置卡，写清楚误发、设备丢失、账号异常、文件外泄四类事件的报告对象、处置时限、证据保留和客户沟通责任人。事件处理后要做复盘，修订规则和权限。成功信号是最近一次演练有记录、有改进项、有责任人。

怎么验证客户保密真的生效

制度写得再完整，不做验证就不知道有没有漏洞。律所可以用下面五个测试做一次自查。

• 用一个已停用的离职账号尝试登录，应该失败。
• 用一个非案件成员的账号搜索案件群和文件，应该看不到。
• 如果启用了IP登录限制，在律所设定的IP段之外尝试登录，应该被拒绝。
• 如果启用了界面水印，截一张界面图，检查水印是否包含账号、时间等可追溯信息。
• 从备份恢复一次数据，确认恢复后的权限和加密状态正常。

每季度再做一次抽查，重点看四件事：案件群成员是否与在办人员一致，离职账号是否及时停用，管理员权限是否有闲置，终端和备份是否符合规定。抽查结果要留记录，发现问题就改权限、改流程、再培训。 没有验证的保密制度，只是纸面制度。

选型时问清楚这几个问题

选一套律师事务所即时通讯软件，不用先比功能多少，先把下面几个问题问清楚。

1. 能不能私有化部署，能不能在纯内网运行，数据存储在哪里。
2. 账号是否实名、能否对接LDAP或现有组织架构，管理员权限能否分离。
3. 传输、服务端文件和数据库消息分别怎么加密，密钥和备份谁管。
4. 能否按组织或案件隔离通讯录、会话和文件，IP登录能否限制。
5. 界面水印包含哪些信息，消息记录保留多久，谁有权查询。
6. 离职账号如何停用，设备丢失如何处理，是否有操作记录。
7. 开源版和专业版分别包含哪些安全能力，后续升级和运维由谁负责。

如果律所看重数据留在企业内、需要纯内网部署或信创适配，可以把喧喧IM纳入候选。它的私有化部署、通讯全加密、组织隔离、IP登录限制、LDAP认证和界面水印，能覆盖律所客户保密的大部分基础要求；组织隔离、IP登录限制、LDAP认证、服务端文件加密和数据库消息加密存储属于专业版能力，具体版本和部署条件可以在 喧喧IM版本页面核对。如果律所同时使用禅道管理案件或项目，沟通和任务在同一个入口处理，也能减少文件在多个工具之间来回搬。

规模较小的律所不必一开始追求大而全。一台服务器、一个管理员、三条规则就能起步：账号实名、案件群审批、离职当天停用。先把这三件事做实，再补加密、水印和备份。反过来，如果律所已经有多地办公室、外部合作律师和大量敏感案件，就需要把组织隔离、权限分级和应急流程一起设计，不能只买一套软件就结束。

常见问题

律所一定要用私有化部署吗？

不一定，但对客户保密要求高的律所，私有化更容易把数据位置、账号和权限握在自己手里。如果使用公有云服务，至少要确认数据存储位置、服务商的访问权限、备份策略和退出机制，并在委托协议和内部制度里写清楚。选择哪种方式，取决于律所的业务类型、客户要求和运维能力。

客户要求用他指定的工具沟通怎么办？

先评估，再决定。看这个工具的数据存在哪里、账号归谁、是否保留聊天记录、能否限制访问和导出。评估通过后，可以另开一条受控渠道，只传客户明确同意的内容；评估不通过，应向客户说明风险，改用律所指定的方式。不要把内部案件材料直接搬到未经评估的工具里。

聊天记录能当案件档案吗？

不建议把聊天记录当作唯一档案。案件档案应进入律所的案件管理系统或档案系统，按档案管理规则归档；即时通讯记录更多是沟通留痕，不能替代正式卷宗。律所应明确哪些沟通需要形成纪要、哪些文件必须回传档案系统，避免结案后找不到完整材料。

界面水印能防止拍照吗？

不能。界面水印的作用是提高追溯能力，让截图和拍照更容易定位到账号和时间，但它挡不住物理拍摄。要配合设备管理、现场规则和保密培训一起使用。对特别敏感的材料，应限制查看场所和查看人员，而不是只依赖水印。

小所没有专职IT人员怎么起步？

先从三件事开始：把所有工作账号改成实名一人一号；给案件群定一条建群和退群规则；把离职停用账号写进离职清单。部署可以选轻量方案，先在一台服务器上跑起来，做好备份和密码管理。等业务量上来，再补权限分级、水印和应急演练。

本文讨论的是信息管理和技术措施，不构成法律意见；具体合规判断请由律所合规负责人或外部律师结合业务确认。

参考资料

• 《中华人民共和国律师法》第三十八条、第二十三条
• 《律师执业行为规范》第四条、第八条
• 贵州省大数据发展管理局，《社交媒体办公，小心失泄密》，2023年2月，https://dsj.guizhou.gov.cn/ztzl/rdzt/pfzl/202302/t20230222_86421690.html
• 喧喧IM，《通讯安全》，https://www.xuanim.com/product/communication-security
• 喧喧IM，《私有化部署》，https://www.xuanim.com/private-deployment
• 喧喧IM，《版本选择》，https://www.xuanim.com/buy